導入事例

コンプライアンス体制について教えてください。

当社では、いわゆる三線モデルに基づいてコンプライアンス体制を構築しています。各部門が自律的にリスク管理を行うことに加え、管理部門によるモニタリング、内部監査部門による検証を通じて、グループ全体としてリスクを把握し、適切に対応できる体制づくりを進めています。

内部通報制度も、その体制を支える重要な仕組みの一つです。企業内の不正や法令違反の兆候を早期に把握し、被害の拡大を防ぐ役割を担っています。

一方で、実際に寄せられる通報は不正やコンプライアンス違反に関するものだけではありません。職場環境や働き方に関する声が寄せられることもあり、そうした声を改善につなげていくことも制度の重要な役割だと考えています。

外部窓口としてダイヤル・サービスを選ばれた理由を教えてください。

長年の実績があることが大きな理由です。内部通報制度は単に窓口を設置すればよいものではなく、寄せられた相談を適切に受け止め、必要な情報を整理したうえで企業に共有してもらうことが重要です。

その点、ダイヤル・サービスは長年の実績に裏打ちされた質の高いサービスを提供されています。相談者への対応も丁寧で、安心して任せられるという印象がありました。

社外窓口としての客観性に加え、これまでの実績や運用面での信頼感が、選定の決め手となりました。

実際の運用の中で、どのような点を評価されていますか。

一番評価しているのは、通報内容を非常によく整理したうえで報告していただける点です。一次受付の段階で、相談者の意図を損なわないよう必要な情報や論点を整理していただいているため、その後の事実確認や対応を円滑に進めることができています。

内部通報への対応は、当社でも専任部門だけで対応しているわけではありません。さまざまな業務と兼務しながら対応しているため、初期対応の負担を軽減していただける点は非常に助かっています。

外部窓口を活用することは、担当者の精神的な負担だけでなく、業務上の負担を軽減するという意味でも重要だと考えています。

通報制度を運用するうえで意識されていることはありますか。

通報があった場合には、内容に応じて必要な調査や改善を行い、可能な範囲で社内へフィードバックすることを意識しています。

せっかく声を上げても、その後何も変わらなければ制度への信頼は高まりません。社内報を活用し、通報への対応の報告を行っています。具体的な内容を開示できない場合でも、「会社として対応している」という姿勢を示すことが大切だと考えています。

 制度は設置するだけでなく、継続的に活用されることが重要です。そのためにも、通報者の保護と秘密保持を徹底しながら、制度への理解と信頼を積み重ねていくことを心掛けています。

導入後、どのような変化がありましたか。

制度の認知が進んだことで、通報件数は増えています。それは従業員が声を上げられる環境が整い、制度が利用されるようになった結果だと考えています。

実際には、不正やハラスメントに関する相談だけでなく、職場環境の改善につながる通報も寄せられています。当時はそれが問題だという認識を持っていなかった人もいましたが、通報をきっかけに見直しが行われ、全社的な改善につながりました。このような案件は会社が対応したことが比較的分かりやすく、従業員にとっても「窓口が機能している」と実感しやすい事例だと思います。職場環境の改善につながる通報は、制度への信頼や有効性を高める意味でも非常に重要だと感じています。

外部窓口の導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

長年の実績に裏打ちされた質の高いサービスをご提供いただいており、安心してお任せできると感じています。

内部通報制度の運用については、全部自前でやるのは難しいと思いますし、かといって全部を外部に任せるのも違うと思っています。会社としてどう向き合うのかという姿勢も大切ですので、そのあたりのバランスを考えながら運用していくことが重要ではないでしょうか。

また、最近は働く人の価値観も多様化しています。だからこそ、問題が大きくなる前に相談や通報を受け止められる仕組みを整えておくことは大切だと思います。