導入事例

企業倫理ホットラインをどのような目的で運用されていますか。

ハラスメントや法令違反といったコンプライアンスに関する相談はもちろんですが、それだけではありません。上司に相談しても聞いてもらえないと感じていることや、誰にも話せずに抱え込んでいる悩みなども含めて、幅広く受け付ける窓口として運用しています。

私たちは社内で「ヘルプライン」と呼んでいますが、いわば駆け込み寺のような存在です。従業員が困ったときに頼れる場所として、グループ全体で活用しています。

外部窓口を導入された背景にはどのような課題があったのでしょうか。

相談内容として最も多いのは、ハラスメントに関するものです。もちろん社内窓口だけでも制度上は運用できますが、社内の担当者には話しにくいと感じる方もいます。そのため、社外に相談窓口があることには大きな意味があると考えていました。

外部窓口があることで相談のハードルが下がり、社内だけでは拾いきれない声を集めることができます。当社としても、より広く従業員の声を把握できる体制が必要だと考え、外部窓口を活用しています。

ダイヤル・サービスを選定された経緯をお教えください。

導入の経緯としては、当社の顧問弁護士からの紹介でした。実は現在の担当者が着任した時点で既に導入されていたため、当時の詳細な比較検討までは把握していませんが、長年利用している背景には信頼があるからだと思っています。

私たちが特に重視しているのは、情報管理と法令対応です。取り扱う内容は非常に機密性が高いものばかりですので、情報漏えいが起きないことが何より重要です。

機密性の高い通報を安心して任せられることに加え、法令対応も支援いただいています。ダイヤル・サービスは「信頼のブランド」だと感じています。

従業員がダイヤル・サービスの通報窓口を利用しやすくするために工夫したことはありますでしょうか。

通報窓口を設置するだけでは利用にはつながりません。そのため、私たちは継続的な周知活動に力を入れています。従業員一人ひとりにヘルプラインカードを配布し、「何かあったら相談してほしい」というメッセージを発信しています。

また、毎月発行しているコンプライアンスに関する社内通信の中でも、必ず相談窓口を案内しています。さらに、コンプライアンスガイドブックやイントラネット、ポスターなど、さまざまな接点で窓口の存在を周知しています。

外部窓口を導入してからどのような変化がありましたか。

現在は通報・相談全体のうち、4割近くが外部窓口経由になっており、通報件数そのものも増加しています。ただし、これは問題が増えたということではありません。私たち自身が積極的に周知を行い、相談を促していることもありますし、それだけ従業員が声を上げやすくなった結果だと捉えています。

社内担当者に直接相談したい方もいれば、まずは第三者に話を聞いてもらいたいという方もいます。どちらの選択肢も用意されていることで、一人ひとりが相談しやすい方法を選べるようになったと思います。そうした意味で、外部窓口の導入は大きな効果があったと感じています。

ダイヤル・サービスのホットラインのどういった点をご評価いただいていますか。

特に評価しているのは、受付時の記録内容の正確さです。相談者が話した内容をしっかり整理し、正確に報告書へまとめていただいています。もし重要な内容が抜けていたり、発言の趣旨が変わっていたりすると、その後の調査や対応にも大きな影響が出てしまいます。その点、ダイヤル・サービスの報告書は信頼できます。

また、相談の中には、必ずしも企業として調査や是正対応が必要なものばかりではありません。まずは誰かに話を聞いてもらいたいという相談もあります。そのような場合、丁寧に話を聞いてもらうことで気持ちが整理され、それだけで解決につながるケースもあります。そうした意味でも、外部窓口は従業員にとって大切な役割を果たしていると感じています。

加えて、システムの使いやすさも評価しているポイントの一つです。確認や返信、データのダウンロードも行いやすいと感じています。

従業員が安心して相談できる環境を維持するために、今後どのような取り組みを進めていきたいとお考えですか。

公益通報者保護法の改正など、コンプライアンスを取り巻く環境は変化しています。制度面については大きな不安はありませんが、今後より重要になるのは、私たち担当者自身の理解を深めていくことだと考えています。

当社では毎年、グループ会社の担当者も含めた教育を実施しています。法改正によって強化すべきポイントがあれば、その内容を教育へ反映しながら、適切な運用につなげていきたいと思っています。従業員が安心して相談できる環境を維持するためにも、担当者教育は継続していく必要があると考えています。

最後に導入を検討中の企業へメッセージをお願いします。

使えば使うほど、自分たちが楽になるサービスだと思います。導入を検討されているのであれば、まずは一度使ってみてはいかがでしょうか。実際に運用してみることで、自社にとってどのような効果があるのか見えてくると思います。

私たちにとっては、社内窓口だけでは拾いきれない声を受け止める重要な仕組みになっています。相談者にとっても、担当者にとっても、安心して利用できる環境づくりにつながるのではないでしょうか。