導入事例

コンプライアンス体制はどのように運営されていますか。

当社では、代表取締役社長を委員長とする内部統制委員会を設置しており、グループ全体のコンプライアンスに関する情報の把握や審議、対策の指示を行っています。

また、専務取締役がコンプライアンス担当役員を務めており、各本部や子会社に対してコンプライアンス推進の取り組みを指示しています。各組織での取り組み状況は委員会へ報告される体制になっており、グループ全体でコンプライアンスの徹底を図っています。

内部通報制度については、コンプライアンス違反行為の未然防止と早期発見、そして発見後の早期是正を目的として運用しています。

外部窓口を導入された背景にはどのような課題があったのでしょうか。

特にハラスメントや職場環境に関する相談については、本人が困っていても上司や周囲へ相談しにくいケースが多いと感じていました。

また、社内へ相談すると「会社側に知られてしまうのではないか」「不利益な扱いを受けるのではないか」と不安に感じる従業員もいると思います。

以前から社内窓口と弁護士窓口は設置していましたが、そうした心理的なハードルを下げるために、より声を上げやすい環境をつくりたいという思いがありました。

ダイヤル・サービスの「ディアログ」を選定された経緯や理由をお教えください。

上司が前職でダイヤル・サービスさんのサービスを利用していた実績があり、サービス内容について一定の信頼感がありました。

そのうえで大きかったのは、資格を持った専門の相談員さんが受けていただけるという点です。私たちのような担当者では、どうしても聞くべきことを十分に聞き取れない場合があります。ヒアリングには専門的な技術が必要ですし、経験も求められます。ダイヤル・サービスさんの窓口では、必要な情報を丁寧に整理しながら聞き取ってもらえます。

さらに、継続しやすい費用感で利用できることも導入の後押しになりました。

従業員が相談窓口を利用しやすくするために工夫されていることはありますか。

当社では毎年10月をコンプライアンス月間として位置付けています。期間中には、窓口情報を掲載した内部通報カードを全社員へ配布し、窓口の周知を行っています。

また、イントラネットにも内部通報制度の専用ページを設置しています。「こんなことで通報していいのだろうか」と迷う場合でも、遠慮なく相談してほしいというメッセージを発信しています。

現在はさらに目に触れる機会を増やすため、オリジナルのクリアファイル制作も検討しています。日常的に手に取るものを活用しながら、制度の浸透を図っています。

外部窓口を導入してからどのような変化がありましたか。

最も大きな変化は、通報件数の増加です。全体の約7割が外部窓口経由で、通報制度の利用促進という意味では、大きな効果があったと感じています。

通報者の方から直接聞いたわけではありませんが、社内窓口ではなく外部窓口を選んだ理由として、「第三者の方が相談しやすい」という心理が働いていると感じています。社内担当者が誰なのか分からないことへの不安や、会社側の人間に相談することへの抵抗感があるのかもしれません。外部窓口があることで、従業員が安心して声を上げられるようになったのではないかと思います。

ダイヤル・サービスの窓口は運営面でどのように役立っていますか。

総務部、人事部、法務部の限られたメンバーでコンプライアンス推進事務局を担当していますが、内部通報対応の専任任担当者はおらず、調査やヒアリングも限られた人員で対応しています。

そのため、初動のヒアリングを専門家に任せられることは非常に大きなメリットです。ヒアリングは内容によって心理的な負荷も大きく、時間もかかります。そこで丁寧な聞き取りを代行していただけることで、私たちは調査や判断に集中できます。また、報告書で相談員さんの所感も共有いただけるため、二次ヒアリングや調査を行う際の準備に役立っています。

件数は増えていますが、対応ルールを整備しながら運営しているため、必要な取り組みとして前向きに受け止めています。

ダイヤル・サービスのホットラインのどういった点をご評価いただいていますか。

まず、ヒアリングの質の高さを評価しています。電話相談では、事実関係を非常に詳細に聞き取っていただけます。報告書を見ると、「ここまで丁寧に聞いていただいたのか」と感じることが多くあります。感情的になっている通報者に対しても冷静に対応されていて、専門性の高さを実感しています。

また、報告のスピードも非常に助かっています。電話相談の内容を翌営業日には報告していただけるため、調査や対応にすぐ着手することができます。

私たちだけで同じ水準のヒアリングを行うのは難しいため、専門家に支援いただける価値は非常に大きいと感じています。

最後に導入を検討中の企業へメッセージをお願いします。

当社のように内部通報担当者の専任者がいない企業にとっては、大きな支援になるサービスだと思います。特にヒアリング業務は専門性が求められるため、事実関係を整理したうえで報告していただける点は非常に助かっています。私たちが調査や判断を進めるために必要な情報がまとめられているため、運営の負担軽減にもつながっています。

内部通報制度をより機能させたい企業や、限られた人員で運営している企業にとっては、心強いパートナーになるのではないでしょうか。