導入事例

外部通報窓口を導入された背景にはどのような課題がありましたか。

当社では以前から、評価面談の際に全社員へハラスメントの有無を確認していました。しかし、ほとんどの社員が「ありません」と回答する一方で、「実はこういうことがあったらしい」といった話を後から耳にすることがありました。

同じ営業所の中でも知っている人と知らない人がいたり、情報が経営層まで上がってこなかったりするケースもありました。その状況を見て、「実際には問題があるのに把握できていないのではないか」と危惧していました。

当社は5県に営業所がありますが、1拠点あたりの人数は10数名程度です。社員同士の関係が近く、日常業務ではそれが良い面として働いています。しかし一方で、相談しようとしても「誰が相談したのか分かってしまうのではないか」という不安につながりやすい環境でもありました。

経営サイドとしては、不利益を受けている社員がいるのであれば守らなければなりません。そのため、苦しいことや悩みをためらわずに話せる体制が必要だと考え、外部窓口の導入を検討しました。

ダイヤル・サービスを選ばれた理由を教えてください。

内部通報制度については、まず取引先企業へ運用方法をヒアリングしました。大手企業さんでは自社内に専門部署を設けて対応しているケースが多かったのですが、そうした企業は長年の教育や組織文化があり、自前で運営できる土台が整っています。当社のような規模の会社が同じレベルの体制を構築するのは難しいと感じました。

そのような中で、取引先から紹介されたのがダイヤル・サービスでした。評価したポイントは複数あります。まず、対応するのが専門知識や経験を持つ相談員であることです。社員にとっても第三者であり専門家であることから、安心して相談しやすいと感じました。

また、電話とメールの複数の相談手段が用意されていること、業務終了後でも利用しやすい受付体制であることも魅力でした。小さい会社ほど、こういった外部通報窓口は必要じゃないかなと思っています。

従業員の皆さまに利用していただくために、どのような工夫をしていますか。

当社では、通報先を記載したカードの配布のほか、月に1回全営業所をオンラインでつないだ全社会議を実施しており、その中で内部通報制度について説明する時間を設けています。利用する機会が多い制度ではないため、制度の存在や目的を忘れないよう、継続的に伝えることを意識しています。

導入後、どのような変化がありましたか。

導入後、実際に数件の通報がありました。件数としては決して多くありませんが、外部窓口がなければ届かなかった声だったと思います。その意味では、導入して良かったと感じています。

社員が周囲に気を遣うことなく相談できる「駆け込み寺」のような存在があることは、大きな価値だと思います。相談件数そのものよりも、「何かあれば相談できる場所がある」という安心感を持ってもらえることが重要だと考えています。

また、管理職にとっても外部窓口の存在が意識づけにつながっている可能性があります。言動を見直すきっかけになり、組織全体としてコンプライアンスへの意識向上につながっているのではないかと感じています。

運用を通じて感じたことはありますか。

私自身が相談対応をした経験から、相談業務の難しさを感じています。以前、内部通報とは別件で相談を受けた際には、1時間半以上対応したことがありました。

相談者の話を受け止めながら適切に整理し対応することは簡単ではありません。専門家に任せられる安心感は大きいと思います。

ダイヤル・サービスの対応をどのように評価されていますか。

法改正やコンプライアンス関連の情報提供、セミナー案内などを継続的にいただけるため非常に助かっています。自分たちだけで必要な情報を追い続けるのは簡単ではありません。

また、ストレスチェックについて相談した際にも感じましたが、内部通報制度だけでなく、自社だけでは対応が難しい領域について幅広く相談できる点は非常に助かっています。ワンストップでいろいろなことを相談できる会社だと感じています。

当社のような企業にとっては、専門性の高いサービスを継続的に提供してもらえることが大きな価値だと思います。

最後に導入を検討中の企業へメッセージをお願いします。

社員の本音を引き出し、実際に起きている問題を解決したいのであれば、社員が安心して声を上げられる体制づくりが欠かせないと思います。

自社で構築することも選択肢の一つですが、構築にかかる時間や専門性、社員から見た信頼性まで考えると、外部の専門機関を活用する価値は大きいと感じています。

特に当社のように少人数の拠点が複数ある企業ほど、第三者による相談窓口は有効ではないでしょうか。社員同士の距離が近い会社だからこそ、安心して本音を届けられる環境が必要だと思います。