導入事例

コンプライアンス体制はどのように運営されていますか。

当社では、コンプライアンスを企業経営の基盤のひとつと位置付けています。法令遵守はもちろんですが、それだけではなく、従業員一人ひとりが安心して働ける職場環境の維持・向上を重視しています。

そのため、コンプライアンス教育やハラスメント防止活動、内部通報制度の運用などを継続的に実施しています。また、問題が発生してから対応するのではなく、早期に課題を把握し改善につなげることを意識して体制づくりに取り組んでいます。

企業倫理ホットラインについても、不正や法令違反の発見だけを目的にしているわけではありません。従業員が安心して相談できる環境を整えることを重視し、職場で感じた違和感や不安、ハラスメントに関する懸念などを、問題が大きくなる前に相談できる仕組みとして位置付けています。

外部窓口を導入された背景にはどのような課題がありましたか。

当社では以前から内部通報制度を設けていましたが、実際にはほとんど利用されていない状況でした。制度そのものは存在していても、相談する立場からすると「社内には相談しづらい」「誰に情報が伝わるかわからない」といった不安があったのではないかと考えています。

特に一般的にハラスメントや職場内の人間関係に関する問題は相談しづらい傾向があります。従業員が声を上げたいと思ったときに、安心して利用できる相談先を整備することが課題でした。

ダイヤル・サービスを選ばれた経緯を教えてください。

外部窓口の導入にあたっては、情報管理や対応品質が当社の期待する水準に合うかどうかという点は懸念しておりました。そのような中、グループ会社でこのサービスを導入しており、運用状況や評価を聞く機会がありました。実際に利用している企業からは、相談者への丁寧な対応や運営の安定性について高い評価を聞いたので、安心して導入することができました。

従業員の皆さまに利用していただくために、どのような工夫をしていますか。

ダイヤル・サービスさんからいただいたカードを配布し、相談窓口の存在を周知しています。また、人が集まる場所にポスターを掲示することで、気軽に相談できる環境づくりに取り組んでいます。

さらに、関連規程の中でも外部相談窓口の連絡先を案内しています。現在は複数の拠点から相談が寄せられていることから、一定程度周知できていると感じています。

導入後、どのような変化がありましたか。

今までほとんど利用がなかった内部通報制度ですが、外部窓口を導入したことで相談や通報が寄せられるようになりました。私たちは相談や通報が増えたことをネガティブには捉えていません。むしろ、これまで表面化していなかった課題を把握できるようになり、早い段階で状況を確認し、対応につなげられるようになったことを前向きに受け止めています。

また、運用開始当初は、内部通報制度の対象とは少し異なる内容の相談が寄せられることもありました。しかし、それも含めて外部窓口だからこそ拾い上げることができた従業員の声だったと思います。社内窓口だけでは知ることができなかった情報に触れる機会が生まれたことは、副次的な効果の一つでした。現在では、従業員の間でも「どのような時に制度を利用するのか」という理解が徐々に広がってきていると感じています。

重要なのは通報件数の多さではなく、必要な時に安心して声を上げられる仕組みが機能しているかということです。その意味でも、外部窓口の導入は、従業員が声を上げやすい環境づくりと、内部通報制度の定着につながっていると感じています。

ダイヤル・サービスの対応についてどのように評価されていますか。

相談者からは、ダイヤル・サービスの相談員が丁寧に対応してくれているという話を聞いています。第三者機関として中立的な立場で相談者に寄り添いながら話を聞いてもらえることは、利用する従業員にとっても安心感につながっているのではないかと感じています。

また、報告書が非常に整理されている点も評価しています。相談内容や状況が分かりやすくまとめられているため、当社としても内容を把握しやすく、その後の対応につなげやすいと感じています。相談者への丁寧な対応と企業側の対応のしやすさ、その両方を支えていただいていると感じています。

今後のコンプライアンス体制についてどのようにお考えですか。

法改正への対応はもちろんですが、当社としては制度を用意するだけでなく、従業員が安心して利用できる環境を維持することが重要だと考えています。

通報者の機密保持や不利益取り扱いの防止、管理職への教育など、引き続き体制の充実に取り組んでいきたいと思います。問題が起きてから対応するのではなく、早期に課題を把握し改善につなげる姿勢は今後も変わりません。

外部窓口の導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

当社も以前から内部通報制度を設けていましたが、制度を利用して従業員の声を把握する機会は多くありませんでした。外部窓口を導入したことで、従業員が相談しやすい環境が整い、制度そのものが機能するようになったと感じています。

制度を整えるだけでなく、実際に利用される仕組みにすることが重要です。外部窓口の導入は、そのための有効な選択肢の一つではないでしょうか。