相談員コラム・インタビューCOLUMN & INTERVIEW

相談員インタビュー

臨機応変に、誠実に。
できるだけ温かみのある対応で、
電話のお相手に
笑顔を届けたい。

「電話秘書代行サービス」 担当

持ち前の明るい性格を活かし、入社以来約20年間、電話秘書代行サービス業務に携わる。サブチーフ、チーフの役職を経て、現在はスーパーバイザーとしてTAS(Telephone Answering Service)全スタッフのまとめ役。

突然の状況の変化にも、1分後には全員が対応できます

「電話秘書代行サービス」 担当

私たち電話秘書代行サービスのセクションでは、少数精鋭のスタッフで日々のお電話に対応しています。個人事業者やフリーランスの方の不在時の電話対応、スケジュール管理、会議の調整、講演や出演依頼への対応のほか、ワインの受注や商品券の受付、経理業務など、なかには企業様のひとつの部署を賄うような業務もあります。

会員様は、企業様や弁護士の方、芸能関係の方など実にさまざまですので、どんな仕事もこなせなければなりませんし、私たちを信頼してスケジュールを預けてくださっていますから、“お約束は必ず守る”ことに徹しています。たとえ会員様のご状況が急きょ変わったとしても、すぐに全スタッフへ周知することで臨機応変な対応ができますので、その会員様のお電話を誰が受けても支障がないのです。これも、少数精鋭のチームだからこそできること。私たちはオペレーターではなく、どの会員様にもチーム全体で仕事にあたります。そして、このスタイルが私たちの強みでもあるんです。

電話越しでも、常に“お役に立てる”ことをイメージしながら

「電話秘書代行サービス」 担当

会員様のビジネスチャンスを、最大限バックアップするのも私たちの役割です。
ある不動産関連の企業様では、「定休日に電話をかけてこられるお客様を逃したくない」というご要望をお持ちだったのですが、私たちが企業様に代わって、定休日に電話をお受けすることで、新規のお客様を獲得しやすくなったと喜んでいただいています。

また、ある会員様のスケジュール管理をお任せいただいていて、会員様ご自身が同じ日の同じ時間にダブルブッキングをしていることが分かったときのこと。そのときは会員様が大事な会議に入られていて連絡が取れないと伺っておりましたので、まずは相手先にお約束の時間をずらしていただけるかお伺いをしたんです。先方様は快諾してくださり、会員様にその結果をご報告したところ大変喜んでいただき、事なきを得たことがありました。

常に「こうすればお役に立てるかな」とイメージしながら、会員様にとってより良い対応となるよう努めています。

「電話秘書代行サービス」 担当
こだわりの仕事道具

会員様に代わって相手先にお手紙を書くことも。その際、使うペンにこだわっています。
大切な会員様へ、スタッフ全員で寄せ書きを書いてお届けし、とっても喜んでいただいたんですよ。

「電話秘書代行サービス」 担当 「電話秘書代行サービス」 担当

先輩たちから学んだ、“笑顔で電話に向かう”こと

「電話秘書代行サービス」 担当

電話の先にいるお相手に対し、“自分の笑顔をいかに感じていただくか”ということも常に大切にしています。
日常のやりとりの中でも「雪を撮りに行かれるんですね。出張お気をつけて」とカメラマンの方に声をおかけしたり、大学教授の方には「経済のこんなニュースがありましたよね」とお話ししたりと、血の通った温かな対応を心がけています。これもすべて、電話秘書代行サービスのパイオニアである弊社の先輩たちから教わったこと。

「この会員様とは実はこんなことがあって、だから今、いい関係が築けているのかもしれないわね」、「今となっては笑い話だけどこんなこともあったのよ」など、先輩たちの昔話に触れることで、私自身も“笑顔で電話に向かう”ことを学んできたのだと思います。「こうだ」と何かを教わるのではなく、先輩たちの仕事ぶりから教わる。今も、そんな風土はダイヤル・サービスに息づいています。

気軽に何でも話せる“仲間の一人”として、
お付き合いください。

「電話秘書代行サービス」 担当

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